Bốn salon.
Một nền tảng.
Không còn giấy tờ.
MoonBeauty thay thế sổ đặt lịch bằng giấy, lịch qua WhatsApp và bảng tính tính lương tại một chuỗi salon làm đẹp 4 cơ sở. Đặt lịch, CRM, quản lý nhân viên và lịch sử khách hàng — tất cả trên một nền tảng, tất cả trong thời gian thực.
Một chuỗi salon vận hành trên giấy và lòng tin.
Bốn salon, một chủ sở hữu và một hệ thống lịch làm việc tốt khi doanh nghiệp còn nhỏ nhưng gặp vấn đề mỗi lần cố gắng phát triển. Mỗi salon có sổ đặt lịch bằng giấy riêng. Thợ tạo mẫu chỉ biết lịch của mình khi họ đến. Khách hàng đặt lịch bằng cách gọi điện lễ tân — và nếu không ai trả lời, họ đặt ở chỗ khác.
Vấn đề sâu hơn ẩn giấu: không có lịch sử khách hàng. Một khách hàng đã đến suốt ba năm là người lạ tại một cơ sở khác. Một thợ tạo mẫu mới không biết hỗn hợp màu nào đã được sử dụng lần trước. Doanh nghiệp có khách hàng quay lại nhưng không có dữ liệu giữ chân, không có khả năng hiển thị upsell và không có cách nào để biết thợ tạo mẫu nào mang lại nhiều doanh thu nhất.
Một tuần trong salon trước khi viết một dòng code.
Chúng tôi đến thăm cơ sở chính trong ba ngày trước khi bắt đầu bất kỳ thiết kế nào. Chúng tôi quan sát quy trình lễ tân, theo sát hai thợ tạo mẫu qua cả ngày làm việc và ngồi với chủ trong khi bà tính lương tháng đó. Mọi điểm ma sát đều được ghi lại, không phải giả định.
Insight chính: đây không phải là vấn đề phần mềm trước tiên. Đây là vấn đề quy trình. Sổ giấy hoạt động được vì lễ tân có mô hình tâm trí đầy đủ về sở thích, khách quen và đặc điểm của từng thợ. Phần mềm phải mang theo ngữ cảnh đó — không thay thế nó bằng lưới đặt lịch cứng nhắc.
Onboarding ưu tiên nhân viên
Chúng tôi xây dựng giao diện di động cho thợ tạo mẫu trước khi có luồng đặt lịch. Nếu nhân viên không dùng, khách hàng không thể dùng. App của thợ là giao diện một màn hình trong ngày — lịch hẹn hôm nay, ghi chú khách hàng và khả năng thêm ghi chú dịch vụ sau mỗi công việc. Được thiết kế cho người kiểm tra điện thoại giữa các khách hàng, không phải ngồi tại bàn.
Nhắc nhở SMS qua Twilio, không phải push notification của app
Khách hàng trong độ tuổi 35–55. Thông báo đẩy của app sẽ yêu cầu cài đặt ứng dụng. SMS với liên kết huỷ/xác nhận không cần gì cả. Khách hàng xác nhận hoặc huỷ mà không cần gọi điện. Tỷ lệ vắng mặt giảm 60% trong tháng đầu tiên.
Tách biệt theo cơ sở với CRM chung thương hiệu
Mỗi cơ sở có lịch riêng, nhân viên riêng và giao diện lễ tân riêng. Nhưng hồ sơ khách hàng được chia sẻ trên toàn thương hiệu. Nếu khách hàng đến một cơ sở khác, thợ mới có thể xem toàn bộ lịch sử — công thức màu, sở thích dịch vụ, ghi chú từ lần thăm trước.
Năm module. Một nền tảng.
- Giao diện đặt lịch thời gian thực theo thợ, theo cơ sở
- Widget đặt lịch trực tuyến nhúng vào website salon
- Quản lý thời lượng dịch vụ và thời gian đệm
- Danh sách chờ cho slot đã đầy
- Đặt lịch nhóm cho sự kiện và điều trị
- Xác nhận SMS tự động và nhắc nhở kép
- Lịch sử dịch vụ đầy đủ với công thức và ghi chú của thợ
- Sở thích khách hàng, cảnh báo dị ứng và gắn thẻ VIP
- Theo dõi tần suất thăm tự động
- Giá trị vòng đời khách hàng và phân bổ doanh thu
- Lịch sử đa cơ sở hiển thị cho bất kỳ thợ nào trong thương hiệu
- Nhắn tin tự động cho sinh nhật và kỷ niệm
- App di động cho thợ để xem lịch, ghi chú khách hàng và check-in
- Quản lý ca với yêu cầu và phê duyệt nghỉ phép
- Tính hoa hồng theo loại dịch vụ và doanh số sản phẩm
- Tóm tắt lương tự động — một click để xuất
- Bảng điều hành hiệu suất nhân viên: doanh thu, giữ chân, đánh giá
- Theo dõi mục tiêu cá nhân và theo cơ sở
Trong tháng đầu tiên sau khi ra mắt, chúng tôi đã thu hồi toàn bộ đầu tư chỉ từ những lần vắng mặt chúng tôi ngừng mất. Tôi đã định sửa điều này trong hai năm. Những gì MoonGroup làm trong 14 tuần, tôi không thể làm trong hai năm nữa dù cố gắng.
Những vấn đề không xuất hiện trong yêu cầu.
Không phải ai cũng gõ nhanh — và điều đó ổn
Một số thợ tạo mẫu lâu năm chưa bao giờ dùng ứng dụng kinh doanh. Trường nhập ghi chú khách hàng phải hoạt động tốt với giọng nói trên iOS cũng như với bàn phím. Chúng tôi đã kiểm tra với nhân viên thực tế trong salon, không chỉ QA nội bộ, và thiết kế lại luồng nhập hai lần dựa trên những gì chúng tôi thấy.
Chuyển đổi ba năm hồ sơ giấy
Chúng tôi đã xây dựng công cụ chuyển đổi cho phép nhân viên lễ tân chụp ảnh thẻ khách hàng bằng giấy và đưa chúng vào CRM trong hai tuần trước khi ra mắt. Khách hàng được thăm nhiều nhất được chuyển đổi trước. Ngày ra mắt có ngữ cảnh lịch sử cho 80% lịch hẹn.
WiFi salon ngắt vào những ngày bận rộn nhất
Thứ Bảy lúc 11 giờ là giờ cao điểm. Đó cũng là lúc bộ định tuyến quá tải. App của thợ lưu cache lịch trong ngày offline và đồng bộ khi kết nối trở lại. Bài học chúng tôi không thể phát hiện nếu không vận hành trong môi trường thực tế.
Doanh nghiệp dịch vụ của bạn vẫn đang vận hành trên giấy?
Dù là salon, phòng khám, studio hay bất kỳ doanh nghiệp nào dựa trên lịch hẹn — chúng tôi đã giải quyết vấn đề này. Chúng tôi biết các trường hợp ngoại lệ ẩn ở đâu.