Các doanh nghiệp làm việc với chúng tôi hiếm khi đến vì phần mềm của họ hỏng. Họ đến vì phần mềm của họ ngừng phát triển cùng họ — sáu tháng trước, theo những cách họ không thể đặt tên cho đến khi vấn đề đã trở nên tốn kém.
Dấu hiệu 1: Nhóm của bạn đã tạo ra các giải pháp thay thế mà mọi người coi là bình thường
Xuất ra Excel diễn ra mỗi sáng thứ Hai. Tin nhắn Slack nhân bản những gì CRM đáng lẽ phải làm. Google Sheet tồn tại song song với hệ thống vì hệ thống không xử lý một trường hợp cụ thể. Những giải pháp thay thế này có vẻ như là giải pháp. Thực ra chúng là triệu chứng.
Khi các giải pháp thay thế trở nên vô hình — khi nhân viên mới học chúng mà không đặt câu hỏi — hệ thống đã ngừng phục vụ quy trình. Quy trình đã bắt đầu phục vụ giới hạn của hệ thống.
Một giải pháp thay thế mà mọi người chấp nhận là bình thường là một quy trình mà phần mềm của bạn đã bỏ rơi.
Dấu hiệu 2: Onboarding nhân viên mới mất nhiều tuần vì không có gì được tài liệu hóa — tất cả nằm trong đầu người
Khi quy trình nằm trong phần mềm, chúng có thể tái tạo. Khi chúng nằm trong đầu người — vì phần mềm không xử lý được — chúng rất dễ vỡ. Mỗi lần ai đó rời đi, một quy trình rời đi cùng họ.
Nếu việc onboarding của bạn phụ thuộc nhiều vào "hỏi Sarah, cô ấy sẽ chỉ cho bạn cách chúng ta xử lý điều đó," Sarah là điểm thất bại vận hành duy nhất của bạn. Và hệ thống đã tạo ra tình huống đó mới là vấn đề.
Dấu hiệu 3: Bạn đang tuyển dụng điều phối viên thay vì các vị trí tạo ra doanh thu
Khi vận hành không thể mở rộng mà không tăng nhân sự, mọi quyết định tăng trưởng đều trở thành quyết định chi phí. Bạn muốn phục vụ nhiều khách hàng hơn — vì vậy bạn thuê thêm một điều phối viên. Bạn mở thêm một cơ sở — vì vậy bạn thuê thêm một quản lý để xử lý các quy trình thủ công tại cơ sở đó.
Phần mềm nên hấp thụ sự phức tạp vận hành khi doanh nghiệp phát triển. Nếu nhân sự đang tăng trưởng tuyến tính với doanh thu — và nhân sự đó là vận hành, không phải bán hàng hay vận chuyển — phần mềm không đang làm việc của nó.
Tự hỏi: trong 12 tháng qua, bao nhiêu lần tuyển dụng của bạn là để:
- Xử lý khối lượng mà hệ thống hiện tại không thể xử lý tự động
- Quản lý tích hợp giữa các công cụ không giao tiếp được với nhau
- Tạo ra các báo cáo mà hệ thống đáng lẽ phải tự động tạo
- Theo dõi xác nhận, thanh toán hoặc cập nhật đáng lẽ phải được tự động hóa
Dấu hiệu 4: Dữ liệu nằm ở nhiều nơi và không ai tin vào bất kỳ nguồn nào
Khi bạn phải đối chiếu ba hệ thống để có bức tranh đầy đủ về khách hàng, một công việc hoặc một con số doanh thu — kiến trúc đã bị phân mảnh. Mỗi hệ thống đã trở thành nguồn sự thật cho phần nhỏ của nó, và sự tích hợp giữa chúng là thủ công, dễ xảy ra lỗi và luôn hơi lỗi thời.
Tín hiệu: khi bạn hỏi hai người trong cùng một công ty cùng một câu hỏi và nhận được câu trả lời khác nhau — không phải vì họ đang xem các chỉ số khác nhau, mà vì họ đang xem các hệ thống khác nhau. Đó là phân mảnh dữ liệu, và nó làm cho mọi quyết định chậm hơn và kém đáng tin cậy hơn.
Dấu hiệu 5: Hệ thống không thể cho bạn biết điều gì đang xảy ra ngay bây giờ
Khả năng hiển thị thời gian thực không phải là xa xỉ phẩm cho doanh nghiệp ở quy mô. Đó là thứ cho phép bạn đưa ra quyết định trước khi vấn đề trở thành khủng hoảng. Đội nào gần nhất với công việc? Slot nào đang được lấp đầy? Khách hàng nào đang chậm thanh toán? Dòng sản phẩm nào đang kém hiệu quả tuần này?
Nếu câu trả lời cho những câu hỏi này cần một báo cáo mà ai đó kéo vào cuối tuần, hệ thống là nhà sử học, không phải công cụ. Vào thời điểm bạn thấy vấn đề, bạn đã trả tiền cho nó rồi.
Một hệ thống chỉ có thể cho bạn biết điều gì đã xảy ra kém giá trị hơn một hệ thống cho bạn biết điều gì đang xảy ra. Khoảng cách đó là nơi các quyết định được đưa ra dựa trên giả định thay vì dữ liệu.
Phải làm gì nếu bạn nhận ra hơn hai dấu hiệu này
Câu trả lời không phải lúc nào cũng là "xây dựng phần mềm tùy chỉnh." Đôi khi là một công cụ SaaS tốt hơn, một lớp tích hợp phù hợp hoặc một cuộc kiểm toán quy trình tiết lộ phần mềm ổn nhưng quy trình làm việc bị hỏng. Hãy bắt đầu với bản đồ rõ ràng về điểm đau thực sự ở đâu.
Những gì chúng tôi làm trong khám phá — trước khi viết một dòng code — là phỏng vấn những người sống trong hệ thống mỗi ngày. Không phải giám đốc điều hành đã mua nó, mà là điều phối viên đang đấu tranh với nó. Khoảng cách giữa hai quan điểm đó hầu như luôn là nơi vấn đề tồn tại.
Nhận ra doanh nghiệp của bạn trong hơn hai dấu hiệu này? Hãy nói về những gì một sprint khám phá sẽ tiết lộ.
Đặt lịch gọi khám phá